市面上也有很多专业的Saas提供商，可以快速地提供各种专业服务，产品方按需购买即可

对一个产品而言，并不是所有的功能都需要产研团队亲手开发，在保证主流程和业务的前提下，有些工具性功能可以借助第三方的专业力量。在享受更专业的服务的同时，还能把更多的时间精力放在主业务上，以此来提升产品的性能和体验。

这种工具主要有客服系统、营销工具等，市面上也有很多专业的Saas提供商，可以快速地提供各种专业服务，产品方按需购买即可。

本文以采购一套客服系统为例，详细整理并记录了产品经理（产品负责人）在整个采购过程中的经历，其中涉及到11个环节，十多次甲乙双方的协商，4次申请审批流程，为读者展现了一次完整的集团公司内专业软件采购的流程。

以下是流程图：

一、调研

基于业务需要，在做出采购决策之后，首先需要对市面上的产品进行调研、了解和分析。

调研的途径主要有：

1. 官网信息查看
2. 产品介绍
3. 产品功能文档
4. 产品技术文档
5. 客服咨询
6. 多家供应商对比研究

在调研过程中，收集和了解到的信息，需汇总成表单，同步给产品总监进行了解，并做备份，以备后续采购过程核实信息。

调研信息收集表（以客服系统示例）：

二、询价

调研后，确定能满足需求的2～3家供应商，进行询价和比价。一般官网上公布的价格，仅仅只是参考价，在和销售人员进行1对1沟通后，往往可以有一定幅度的降价空间。

在询价的过程中，要本着业务本身的需求出发，不要盲目购买不适用于本阶段的功能和服务。例如，如果人工客服能满足需求，就不需要花大价钱引入机器人了。

询价确定的最后价格，需要销售人员以文字形式落实到合同里。

三、接入测试

在确定供应商和价格之后，在正式购买接入之前，一定要接入体验版本进行测试。

测试的主要功能点：

1. 产品功能是否匹配业务模式；
2. 接入方式是不是便捷，技术文档是不是专业详细具有实操性；
3. 产品性能是不是优秀；
4. 产品有无出现bug情况；
5. 产品的兼容和适配性能如何？
6. 售后服务品质如何？
7. 技术服务是否及时高效？
8. 如果遇到兼容bug等问题，是否能快速解决？
9. 其他可能的问题。

在测试的过程中，除了产品、前端技术、测试工程师等，还需要邀请实际使用产品和服务的客服人员进行体验和试用。用真实的用户体验来感受产品的品质好坏，能更有实际价值。

四、合同协商

测试环节没问题的情况下，可以推进合同拟定了。

• 首先：供应商起草合同，并发送给甲方进行确认；
• 然后：甲方就合同内容进行确认和修订，补充甲方信息；在合同确认的过程中，可能需要来回多次协商，包括合同涉及的内容确定，合同的条款，一些数据和金额的确认，还有细节和错别字等都需要一一核对；
• 最后：双方确定合同内容。

合同内容确定无误后，甲方（采购方）需要走集团内部的采购流程。

五、采购审批流程

根据采购性质和金额，确定采购的模式，大致可以分为：自采、集团采购。

• 自采模式：流程相对简单，采购金额有限制，一般不超过**元；
• 集团采购模式：流程相对复杂且时间周期比较长，采购金额比较高，采购的产品和服务相对比较大批量。

对于本案例中的“客服系统”的采购，可以采用“自采模式”，在系统中提报相关信息，进行申请。

一般的采购申请需要填写的表单内容如下（示例）：

采购申请流程提交后，分别需要上级审批、项目分主管审批、法务审批、业务审批，只有各个环节都审批通过后，申请才算完成并且生效。此时，就可以开启采购的流程了。

六、供应商选择与添加

在正式采购和合同审批之前，需要确保，本次采购的产品和服务所在的供应商已经在供应商库里面。

如果有的话，可以直接选择，进入后续流程；如果没有在供应商库备案的，需要新增供应商；在供应商系统里，新增供应商需要填写相关的资料，主要包括：新增原因、企业信息、关联供应商信息、财务信息、推荐人信息、资质信息、附件信息、银行信息、联系人信息。

1. 新增原因

文本描述引进该供应商的主要原因即可。

2. 企业信息

企业信息主要是供应商的企业注册信息、经营信息等，详情见下表：

3. 关联供应商信息

有些供应商可能会有多个业务功能和主体，在进行录入之后，可以进行关联处理。

4. 财务信息

财务信息就是该供应商的开发票能力、纳税性质、开票税率等信息，需要进行备案。

5. 推荐人信息

推荐人信息就是当前操作“添加供应商”信息的本人，需要填写自己的姓名、邮箱、手机号、所属部门。

一般而言，如果都是集团内部联动的系统，这部分的信息都是系统自动获取展示的，不需要用户二次手工录入。